TEKNIK WAWANCARA DAN KUESIONER

AUDIT MANAJEMEN TEKNIK WAWANCARA DAN KUESIONER Wawancara adalah salah satu cara yang penting untuk mengumpulkan informasi dan sebaiknya dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan situasi dan personal yang diwawancarai. Auditor sebaiknya mempertimbangkan hal-hal berikut : 1. Wawancara sebaiknya diselenggarakan dari personel tingkat yang sesuai dan dari fungsi yang melaksanakan kegiatan atau tugas dalam ruang lingkup audit. 2. Wawancara sebaiknya dilaksanakan dalam jam kerja yang normal dan bila dapat dilaksanakan, pada lokasi kerja personel yang diwawancarai. 3. Setiap upaya sebaiknya dilakukan sehingga personel yang diwawancara tidak merasa dalam kesulitan sebelum dan selama wawancara. 4. Alasan wawancara dan setiap catatan yang dibuat sebaiknya harus dijelaskan. 5. Wawancara dapat diawali dengan meminta personel yang diwawancara untuk menguraikan pekerjaannya. 6. Pertanyaan yang mengarahkan jawaban yang tidak objektif (seperti pertanyaan yang menggurui) sebaiknya dihindari. 7. Hasil wawancara sebaiknya dirangkum dan ditinjau dengan personel yang diwawancarai. 8. Personel yang diwawancai sebaiknya diberikan ucapan terima kasih atas peran dan kerjasamanya. A. Sumber-Sumber Informasi Seorang auditor mempunyai tujuan untuk mendapatkan pengetahuan yang akurat dan menyeluruh tentang objek yang sedang diaudit. Wawancara dirancang untuk mengeksplor informasi secara menyeluruh tentang objek-objek audit dan harus baisanya ditujukan kepada orang-orang yang paham. Jika terlihat ada keganjilan kegiatan didalam perusahaan yang diaudit maka auditor harus memberikan perhatian khusus. Auditor dapat mengamati manajer yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut karena mereka memiliki informasi tentang : 1. Alasan memilih dan melakukan kegiatan perusahaan ( contoh : manufaktur). 2. Informasi/pandangan yang berguna. 3. Metode yang memungkinkan untuk perbaikan kegiatan Auditor juga harus berhati-hati melihat penampilan orang yang diwawancara dan harus memastikan bahwa mereka memiliki pengetahuan tentang objek audit, menjawab pertanyaan dengan konsisten yang sesuai dengan informasi. Namun, pada kenyataannya seseorang dalam jabatan yang tinggi tidak bisa memastikan validitas informasi karena kemungkinan dia orang yang baru menempati posisi itu dan tidak mengetahui hal-hal rinci yang terjadi. Sebab hal-hal yang tergolong rinci bukan bagian kerjaannya tetapi karyawan bawah yang mengetahuinya. Auditor tidak perlu menghabiskan waktunya hanya untuk mewawancari seseorang yang tidak mempunyai informasi yang sesuai yang dibutuhkan walaupun auditor berpikir bahwa orang itu seharusnya memilikinya. Untuk menghindari hal tersebut, pemberitahuan tentang syarat interviewe perlu disampaikan kepada manajemen sehingga manajemen dapat mengarahkan kepada pihak yang sesuai. Temuan yang masih memiliki kekurangan seharusnya didiskusikan dengan pejabat yang bertanggung jawab secara langsung. Dan diskusi dilakukan selama audit berlangsung yaitu ketika auditor sedang mencari, mendapatkan, dan mengevaluasi informasi daripada setelah konferensi akhir penyelesain tugas. Selain manajemen perusahaan yang harus di wawancarai, ada pihak-pihak lain yang seharusnya auditor cari untuk mendapatkan informasi yaitu : 1. Informan 2. Ahli luar B. Perencanaan dan Persiapan untuk wawancara Penting Wawancara harus dipersiapkan dengan matang. Pewawancara harus mengetahui tujuan dari wawancara tersebut dan apa informasi yang harus dicari. Untuk mengadakan wawancara yang baik, seseorang harus familiar dengan fakta-fakta yang ada sebelumnya tentang masalah tersebut. Ini menjadi informasi yang berharga bagi pewawancara untuk mengenali dan mengikuti semua alur yang tidak konsisten antara informasi yang diperoleh pada saat wawancara dan informasi yang diperoleh sebelumnya dari sumber-sumber lain. Dalam perencanaan wawancara, bahkan pewawancara harus berhati-hati dalam memilih bentuk wawancara terhadap seseorang dan pengalaman terdahulu yang mewawancarai mereka. Beberapa pejabat tingkat tinggi marah, dan dengan demikian bereaksi yang tidak baik, diwawancarai oleh orang lain yang tidak selevel pada pertanggungjawaban tingkat tinggi. Auditor kemudian harus melatih pernyataan yang baik untuk memberikan perintah untuk menghindari ke tidak sesuaian antara pewawancara dan yang diwawancarai. Untuk kebanyakan wawancara penting, akan sangat membantu untuk memberikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada yang akan diwawancarai topik utama yang ingin dibahas auditor. Pemberitahuan terlebih dahulu menghindari penyianyiaan waktu jika yang akan diwawancarai ingin mengenali subjek sebelum wawancara. Selanjutnya, auditor dapat menunjuk bahan diluar materi yang dapat didiskusikan jika diperlukan. Jika janji harus dibatalkan atau ditunda, auditor harus memberikan pemberitahuan kepada yang akan diauditor agar dia dapat menyusun ulang jawdalnya yang padat. Bergantung pada makna dari materi yang akan didiskusikan, auditor biasanya akan disarankan untuk memiliki dua anggota staf yang hadir untuk memberikan tingkat jaminan bahwa catatan tertulis dari wawancara secara akurat mencerminkan informasi yang diperoleh. Kebutuhan untuk konfirmasi tertulis dari informasi yang diperoleh secara lisan akan didiskusikan di bawah ini. C. Memulai Wawancara Pewawancara sebaiknya memperkenalkan diri terlebih dahulu jika sebelumnya dia belum pernah bertemu dengan orang yang akan diwawancarai. Identifikasi yang tepat biasanya menghilangkan keraguan dalam pikiran orang yang sedang diwawancarai mengenai identitas pewawancara. Pendekatan awal sangat penting, terutama ketika auditor melakukan pertemuan pertama kali dengan seseorang yang akan diwawancarai. Ia harus berusaha untuk menempatkan orang tersebut dalam situasi yang tenang dan untuk membangun kesamaan di antara mereka. Bahkan beberapa obrolan singkat diluar subyek wawancara, seperti cuaca atau acara olahraga, sering kali berguna untuk "memecahkan suasana" dan membangun hubungan baik. Sekali lagi, auditor harus melakukan penilaian yang baik. Jika, misalnya, ia tahu bahwa orang yang akan diwawancarai tidak dapat meluangkan waktu beberapa menit untuk sekedar melakukan obrolan tentang hal-hal tidak terkait langsung dengan subyek wawancara, sudah jelas dia harus segera melakukan wawancara dengan subyek yang terkait. Setelah perkenalan, pewawancara harus menjelaskan tujuan wawancara sehingga orang yang diwawancarai akan mengerti informasi apa yang diinginkan oleh pewawancara tersebut. Tergantung pada keadaan, orang tersebut mungkin diperbolehkan untuk menceritakan kisahnya sendiri atau mungkin ia dimintai keterangan khususnya mengenai hal-hal di mana informasi yang diinginkan. Diskusi ini harus dikendalikan oleh pewawancara untuk memperoleh fakta-fakta atau informasi lain yang berkaitan dengan tujuan wawancara dan untuk menghemat waktu selama wawancara, seorang pewawancara yang terampil akan berusaha menghindari untuk mendiskusikan hal-hal yang tidak relevan selama proses wawancara hal ini dilakukan untuk mengantisipasi jawaban yang sifatnya tidak penting dari orang yang diwawancarai tersebut. Saran lain yang digunakan agar wawancara berhasil yaitu: 1. Dapatkan semua informasi yang dibutuhkan selama satu kali wawancara, unuk menghindari adanya kemungkin perlunya wawancara kedua. 2. Pada akhir wawancara, secara singkat ringkas informasi penting yang diperoleh sebagai hasil dari wawancara tersebut. 3. Jangan melakukan wawancara melampaui jangka waktu yang telah ditentukan sebelumnya saat membuat janji. Dalam hal ini biasanya tidak perlu menggunakan alat perekam atau stenograf selama wawancara. jika auditor menganggap perlu, maka kesepakatan harus dibuat dahulu dengan pihak yang akan diwawancarai. Transkrip yang diperoleh melalui beberapa metode, umumnya mengandung banyak informasi yang tidak signifikan. Jika auditor menggunakan alat perekam, kaset yang dihasilkan harus menjadi bagian dari kertas kerja dan harus dilindungi. Apabila pihak yang diwawancara ingin memiliki juga hasil rekaman tersebut, maka rekaman itu digandakan. D. Mencatat Wawancara Informasi yang didapatkan lewat sebuah wawancara harus disaring agar dapat menuliskannya secepat mungkin. Dalam beberapa kasus, auditor akan menemukan saat yang tepat untuk mencatat selama wawancara, dimana catatan ini dapat digunakan untuk menyusun memorandum yang lebih rinci setelah wawancara selesai. Bagaimana dan kapan untuk menemukan saat yang tepat untuk mencatat akan bergantung pada keadaan dari kasus tersebut, kerumitan subyek yang dibahas, dan kepribadian dari orang yang diwawancarai. Pada beberapa kasus, pencatatan saat wawancara dapat menyebabkan orang yang diwawancarai tidak leluasa dan enggan untuk berbicara secara bebas. Dan jika timbul reaksi negatif semacam itu pewawancara sebaiknya berhenti untuk mewawancarai. Tapi bagaimanapun juga, pencatatan saat wawancara itu menunjukkan keseriusan untuk mencatat secara akurat apa yang dikatakan orang yang diwawancarai. Tidak ada cara khusus yang biasanya digunakan untuk mencatat sebuah wawancara. Bisa diketik atau ditulis tangan, tetapi perlu diingat catatan itu harus muncul sebagai dokumen terpisah dalam kertas kerja dan juga harus berisi rincian yang tepat dari diskusi, diantaranya: waktu dan dan tempat, jabatan, posisi, nama semua orang yang terlibat, dan tanda tangan anggota staf audit lain yang hadir. Memorandum juga harus menunjukkan bukti mengapa auditor yakin orang yang diwawancarai memenuhi syarat untuk membahas materi tersebut. Catatan sebuah wawancara seharusnya tidak terdiri dari notasi yang tidak dapat dijelaskan pada lembar kerja atau pernyataan yang tidak terbukti kebenarannya. E. Konfirmasi oleh Pewawancara Beberapa bentuk konfirmasi tertulis dari narasumber yang signifikan umumnya harus ada, ini merupakan bentuk persetujuan dari narasumber untuk di wawancarai. Kecuali apabila ada konfimasi secara lisan dan bentuk konfirmasi tertulis tidak perlu dibuat. Bila perlu kita harus meminta konfimasi untuk mementukan kapan narasumber bisa memenuhi wawancara kita. Konfimasi tertulis merupakan sebuah bukti penting, karena menjamin kelengkapan dan keakuratan dalam catatan tambahan wawancara. Contoh Surat Konfirmasi Wawancara KUESIONER Kuesioner berisi daftar pertanyaan yang akan ditanyakan langsung kepada pegawai yang berwenang sehubungan dengan bidangnya. Kuesioner bertujuan untuk mendapatkan bukti yang kompeten (berhubungan) untuk mendukung kesimpulan yang akan diambil. Adapun kuesioner yang dibuat adalah: 1. Kuesioner pengendalian manajemen: • Kuesioner manajemen operasional. • Kuesioner manajemen keamanan. 2. Kuesioner pengendalian aplikasi: • Kuesioner pengendalian aplikasi input. • Kuesioner pengendalian aplikasi output. • Kuesioner pengendalian aplikasi boundary. A. Keuntungan dan Kelemahan Kuesioner Keuntungan utama dari kuesioner dibandingkan dengan wawancara terletak pada segi kenyamanan, dalam artian kita tidak harus datang dan mengganggu orang yang akan kita wawancarai. Dilihat dari segi ekonomi kita bisa menghemat biaya dan waktu. Kita juga memperoleh informasi yang dapat di tabulasi karena lebih rinci dan mencakup keseluruhan. Kelemahan dari kuesioner pada dasarnya tidak fleksibel, dimana auditor hanya mendapatkan informasi sebatas apa yang di tulis didalam kuesioner tersebut. Lalu membutuhkan waktu yang lebih untuk mengkorfirmasi dan memverifikasi. Informasi yang didapat dari kuesioner keandalannya rendah atau keandalannya kurang daripada informasi lisan. B. Perencanaan Penggunaan Kuesioner Prinsip Dasar yang Digunakan Dalam merancang kuesioner, yaitu : 1. Mempertimbangkan tingkat pendidikan dan pengalaman dari responden. Pertanyaan yang sederhana dan langsung berhubungan dengan subjek akan menghasilkan hasil yang baik. 2. Hindari kuesioner yang terlalu panjang, pastikan pertanyaan dalam kuesioner tersebut relevan. Kuesioner yang terlalu panjang akan membuat responden bingung. 3. Jawabannya harus cukup tersedia untuk responden. meskipun beberapa pertanyaan mungkin memerlukan pekerjaan oleh responden, pertanyaan tersebut harus dijaga agar tetap minimum dan pentingnya mereka harus dibuat jelas dalam mentransmisikan kuesioner. 4. Mengelompokkan pertanyaan logis. Jawaban untuk satu pertanyaan mungkin memerlukan keputusan dari pertanyaan lain yang harus dijawab atau dihilangkan. Membantu responden dengan meninggalkan jejak sederhana untuk mengikuti. 5. Menggunakan pertanyaan pilihan ganda bila memungkinkan dengan ruang untuk jawaban lain. Pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan jawaban narasi kurang diinginkan tetapi tidak dapat dihindari ketika informasi yang dibutuhkan merupakan pengalaman unik dari responden. 6. Berikan ruang tambahan untuk jawaban narasi dan pendapat dari responden. 7. Pertanyaan harus dibatasi untuk menghindari reaksi pembelaan oleh responden. Mencoba untuk tidak menempatkan responden dalam posisi memberikan jawaban yang dapat memalukan diri mereka. Mereka tidak akan benar-benar jujur jika mereka merasa bahwa jawabannya mungkin akan menyakiti mereka. Surat pengiriman yang dikembangkan dengan serius dapat membantu meringankan kemungkinan keraguan atas pemberian jawaban yang jujur. 8. Melakukan pengerjaan ulang mungkin diperlukan, untuk menguji kuesioner sebelum dikirim ke responden C. Pemilihan Responden dan Distribusi Kuesioner Sebuah rencana sampling statistik untuk memilih responden merupakan hal yang penting, untuk mendapatkan informasi yang menghasilkan proyeksi dan kesimpulan yang valid. Kontrol atas responden harus ditetapkan dan harus disediakan untuk menindaklanjuti asimetri responden akhir. Menyiapkan sebuah surat penyampain kuesioner kepada responden merupakan hal yang penting, jika ingin memperoleh jawaban dari responden. Nada yang ramah harus dibuat untuk mendorong respon dan menekankan bahwa pentingnya informasi yang diminta. Surat tersebut harus dicantumkan tanggal yang masuk akal untuk meneruskan respon, Konsisten dengan persyaratan pemeriksaan tapi tetap mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan oleh responden untuk siap mengevaluasi kuesioner dan jawaban. Alamat kita, amplop perangko dan uang pembayaran pengiriman kembali harus menjadi bagian dari isi paket. Ketika surat yang diperlukan setelah tanggal jatuh tempo ditindak lanjuti, auditor harus kembali menjadi baik dan ramah dan harus menghindari penampilan yang menuntut. Contoh Kasus Wawancara dan Kuesioner Wawancara Auditor melakukan wawancara secara lisan dengan karyawan yang bersangkutan untuk memperoleh gambaran secara rinci mengenai siklus persediaan yang ada. Pertanyaan yang ditanyakan seputar prosedur dan tata laksana sistem informasi persediaan yang dijalankan setiap harinya. Dari jawaban tersebut, dikumpulkan untuk mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Auditor melakukan wawancara dengan karyawan bagian persediaan. Kuesioner Kuesioner disusun dengan menjadi dua bagian, dimana masing-masing kuesioner diberikan sesuai dengan departemen masing-masing yaitu : 1. Pengendalian manajemen yang terdiri dari : • Kuesioner manajemen operasional. • Kuesioner manajemen keamanan. 2. Pengendalian aplikasi yang terdiri dari : • Kuesioner pengendalian aplikasi input. • Kuesioner pengendalian aplikasi output. • Kuesioner pengendalian aplikasi boundary. Kuesioner Manajemen Operasional Kuesioner Manajemen Keamanan Kuesioner Pengendalian Aplikasi Input Kuesioner Pengendalian Aplikasi Output Kuesioner Pengendalian Aplikasi Boundary Hasil Pengamatan (Observasi), Wawancara, dan Kuesioner atas Manajemen Operasional • Dilakukannya perawatan terhadap hardware yang dilakukan secara periodik. • Setiap karyawan mempunyai PIN masing-masing untuk mengakses data perusahaan. • Dilakukannya penjadwalan operasi kerja operasional. • Ruang server ditempatkan di tempat strategis (jarang dilewati orang dan berada di tempat yang tinggi. • Setiap komputer memiliki jaringan yang menghubungkan satu komputer dengan komputer lainnya, dengan menggunakan jaringan LAN. Dan juga koneksi dari LAN dapat dimonitor dari pengendalian jaringan. • Perangkat jaringan komunikasi telah dioperasikan dengan baik dan maksimal yaitu dengan menggunakan I-Phone. • Terdapat mesin absensi untuk karyawan untuk masuk ke dalam kantor. • Setiap karyawan yang akan mengentri data diberi pelatihan terlebih dahulu. • Adanya audit yang diadakan secara mendadak yang dilakukan oleh bagian akuntansi guna melihat baik buruknya kinerja manajemen. • Belum adanya divisi IT dalam perusahaan, selama ini tugas IT masih ditangani oleh salah seorang staf accounting. Hasil Pengamatan (Observasi), Wawancara, dan Kuesioner atas Manajemen Keuangan • Back up atas data dilakukan perusahaan hanya seminggu sekali. • Semua sistem dilengkapi dengan anti-hacker. • Sistem penggunan data menggunakan password yang hanya diketahui oleh orang tertentu yang memiliki wewenang. Demikian juga perubahan password hanya dilakukan seperlunya saja. • Setiap ruangan pada perusahaan terdapat alat pemadam kebakaran automatis serta detektor asap untuk melindungi peralatan, perlengkapan, dan karyawan yang diletakkan pada posisi yang mudah diambil, serta dilakukan pengecekan secara periodik. • Semua aset perangkat komputer dan hardware belum semua di-cover dengan asuransi. • Unit komputer telah dikelola dengan efektif, efisien, dan ekonomis. • Perusahaan memiliki sistem baterai atau generator untuk menyimpan arus listrik cadangan (UPS). • Setiap komputer telah menggunakan program anti virus yang di update secara periodik. • Perusahaan memiliki atap, dinding, dan lantai tahan air dan semua material aset telah diletakkan ditempat yang tinggi untuk menjaga agar tidak kebanjiran. • Perusahaan didirikan ditempat yang jarang terjadi gempa dan angin ribut serta situasi kantor tidak bebas debu. • Telah ada pelaksanaan pengaman untuk mengantisipasi penyusup. • Tiap karyawan sudah memiliki kartu identitas tetapi tidak digunakan. Hasil Pengamatan (Observasi), Wawancara, dan Kuesioner atas Pengendalian Aplikasi Input • Metode data input yang digunakan untuk master aplikasi menggunakan keyboard. • Metode data input yang digunakan untuk pengisian aplikasi transaksi menggunakan keyboard, direct reading, dan direct entry. • Program atau software yang digunakan adalah menggunakan program visual basic khususnya bagian persediaan. • Pengisian input data dapat dilakukan dengan mudah dan digit yang disediakan pada tampilan layar untuk data selalu sesuai dengan jumlah angka atau huruf yang ada. • Warna pada tampilan layar monitor pada saat peng-input-an tidak mengganggu dan menghalangi pandangan. • Data-data yang telah diinput selalu di back-up oleh pihak yang bertanggung jawab. • Manipulasi data yang dilakukan oleh orang yang tidak berwenang belum pernah terjadi. • Hasil dokumentasi yang dilakukan selama ini tidak pernah terjadi kehilangan. • Sistem aplikasi yang digunakan sudah memenuhi kebutuhan peng-input-an data khususnya bagian persediaan. • Peng-input-an data pada dokumen-dokumen dilakukan berdasarkan kode barang, nama barang, dan jenis barang. Hasil Pengamatan (Observasi), Wawancara, dan Kuesioner atas Pengendalian Aplikasi Output • Setiap laporan yang dihasilkan selalu mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun. • Nomor halaman selalu dicantumkan pada setiap laporan yang dihasilkan. • Laporan – laporan yang dihasilkan tepat pada awal periode, tetapi jika ada satu hal, laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu. • Membuat copy tersendiri untuk diberikan pada pihak yang berwenang tetapi tidak mencantumkan banyaknya copy laporan tersebut pada saat diberikan pada pihak berwenang. • Tidak menyediakan kolom tanda tangan pada pihak berwenang. • Tidak menyediakan kolom tanda tangan pada pihak berwenang. • Posisi printer sebagai sumber output cukup strategis dan tidak memakai sistem antrian untuk mencetak. Hasil Pengamatan (Observasi), Wawancara, dan Kuesioner atas Pengendalian Aplikasi Boundary • Subsistem aplikasi ini sudah dilengkapi dengan login akses dan username serta password. • Sistem aplikasi di perusahaan hanya bisa diakses oleh orang – orang yang terotorisasi saja. • Sistem tidak melakukan verifikasi terhadap login akses (username dan password) berdasarkan tipe data (numeric dan data) dan ukuran field (panjang maksimal). • Manipulasi data tidak pernah terjadi.